一、接受任务
　　一批或一次任务通常都是通过传真、电话、领导批示或口头安排等形式下达。
  二、制定接待方案
　　根据客人目的、活动时间和领导要求等由接待人同会同相关业务部门拟订接待方案，然后报相关同志审阅。接待方案一般由以下部分组成：活动时间、活动地点、活动内容、出席领导、参加人员、活动承办人和接待人员等7个部分。
　　在制定接待方案的同时，要预先联系预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室等，以保证方案制定后可以得到落实。
  三、方案送审
　　将制定好的接待草案报送相关领导审阅，修改定稿。
  四、安排落实任务
　　接待方案确定后，及时将方案报送有关领导和部门并与相关宾馆联系确认接待任务需要的房间、会议室、就餐地点、会标、房内鲜花水果配备等。将任务落到实处
  五、制作日程卡
　　重要接待任务，要在接待方案的基础上，制作打印接待任务日程卡。